Pek çok iyi transfer firması bir Excel dosyası ve bir WhatsApp grubuyla çalışır. Bunda utanılacak bir şey yok. İki araç da bedava, herkes kullanmayı biliyor ve birkaç araçlık bir filoda gayet iyi iş görüyor. Sorun sessizce başlar, genellikle ilk yoğun yazda, tek bir kişinin aklında duran sistem oraya sığmamaya başladığında.
Bu düzeni aştığınızın işaretleri
Bir broşür öyle dediği için yazılıma ihtiyacınız olmaz. Şunları tanıdık buluyorsanız olur:
- Bugün ne olduğunu gerçekten bilen tek bir kişi var ve o kişi izin alamıyor.
- Dosyayı iki kişi değiştirmiş, hangi halinin doğru olduğundan kimse emin değil.
- Şoför "sıradaki işim kaçta?" diye soruyor, cevap için sohbette yukarı çıkmak gerekiyor.
- Uçağın geciktiğini yolcu arayınca öğreniyorsunuz.
- Ay sonunda her aracın ne kazandırdığını ya da her şoförde ne kadar nakit kaldığını söyleyemiyorsunuz.
Bunlardan ikisi üçü varsa bedeli zaten ödüyorsunuz, yalnızca aylık ücret yerine stres ve hatayla ödüyorsunuz.
Şoför sevk ekranı neyi değiştirir
Şoför sevk ekranı, bir tarafında şoförü olmayan işlerin, diğer tarafında şoförlerinizin olduğu bir ekrandır. İşi şoförün üstüne sürüklersiniz, şoför telefonunda görür. Sistem saat çakışmalarını ve gruba küçük gelen araçları işaretler. Her şoför yolculuğun adımlarını işaretlediği için ofis kimseyi aramadan işin nerede olduğunu görür. Transfer operasyon ve yönetim paneli sayfasında bunun gerçekte nasıl göründüğüne bakabilirsiniz.
Asıl değişiklik hız değildir. Gününüzün durumu birinin hafızasında durmayı bırakır, herkesin görebildiği tek bir yere taşınır.
Geçmişi değil, ileriyi taşıyın
En sık yapılan hata, başlamadan önce bütün eski kayıtları taşımaya çalışmaktır. Bunu yapmayın. Son üç yılın rezervasyonları eski dosyada, güvenli bir yerde kalabilir. Dosyanın değiştirilemeyen bir kopyasını ortak bir klasörde tutun ki birisi eski bir müşteriyi sorduğunda bakabilsin. Yeni sistemin ihtiyacı olan liste çok daha kısadır:
- Plakaları ve yolcu kapasiteleriyle araçlarınız.
- Telefon numaralarıyla şoförleriniz.
- En sık çalıştığınız güzergâhlar ve fiyatları. Paranın çoğunu kazandıranlarla başlayın, gerisini sonra eklersiniz.
- Elinizdeki bütün ileri tarihli rezervasyonlar.
Küçük firmaların çoğu bunu bir öğleden sonrada toplayabilir. Filonuz daha büyükse bu işi sizin yerinize yapacak biri olup olmadığını sormaya değer. Bizde veri taşıma, fiyatlar sayfasında yazan paketlerin bir parçası; araçlarınızı, şoförlerinizi, müşterilerinizi ve fiyatlarınızı sizin için taşırız.
Doğru haftayı seçin
Sezonun ortasında geçmeyin. Daha sakin bir hafta seçin, tercihen hafta ortası, takvimde olağandışı bir şey olmasın. Sonra değişikliği küçük tutun:
- Birinci ve ikinci gün: yalnızca ofis. Yaklaşan işleri ekrana girin, günü her zamanki Excel dosyanızdan yürütmeye devam edin. Öğreniyorsunuz, henüz hiçbir şey buna bağlı değil.
- Üçüncü ve dördüncü gün: bir iki şoför. Telefonla arası iyi olan bir şoför ve iyi olmayan bir şoför seçin. İkincisi becerirse herkes becerir.
- Beşinci gün: herkes. Bütün yeni işler ekrana girer, şoförler işlerini telefonlarından okur.
- Sonraki hafta: eski yöntemi kapatın. Bir tarih belirleyin ve Excel dosyasını güncellemeyi bırakın. Aynı anda çalışan iki sistem, ikisinden de kötüdür, çünkü er ya da geç birbirini tutmazlar.
Şoförleri yanınıza alın
Bu işin tutup tutmayacağına şoförler karar verir ve ofisin sorunlarını dert etmek için en az nedeni olanlar da onlardır. Onlara kendilerine ne kazandıracağını gösterin: işleri tek ekranda sırayla, adres ve uçuş bilgisi tek yerde, ofisten daha az telefon, grup sohbetinde yukarı çıkmak da yok. Transfer firmaları için şoför uygulaması bunun üzerine kurulu: girişte telefon numarası ve PIN, yolculuğun her adımı için tek dokunuş.
Her şoförle beş dakika oturun. Bunu sizin telefonunuzda değil, onun telefonunda yapın. WhatsApp grubunu da iyi olduğu iş için, yani birbirleriyle konuşmak için tutun. Yalnızca iş dağıtmak için kullanmayı bırakın. Bir şoför sohbette iş sorarsa onu kibarca ve her seferinde uygulamaya yönlendirin. Bunun bir haftası herhangi bir eğitimden daha çok işe yarar.
Neler zorlaşır
Dürüst bir liste, çünkü bazı yerlerde gerçekten zorlaşır. Artık her şeyin girilmesi gerekir: eskiden masanızda not olarak duran telefon rezervasyonu panele girmezse ekran yanlış olur. Şoförlerin çalışan bir mobil interneti olmalıdır. Sisteme birinin sahip çıkması gerekir ve ilk haftalarda bu kişi birçok küçük soruya cevap verir. Firmaların çoğu için bunlar makul bedellerdir, ama gerçektirler. Bu yüzden ilk iki hafta her akşam on dakikanızı ayırıp ekranın gerçekte olanı gösterip göstermediğine bakın.
İlk aydan sonra kontrol edin
Bir ay sonra başta saydığınız işaretlere geri dönün. Her şeyi tek başına ayakta tutan kişi izin alabildi mi? Şoförler hâlâ sıradaki işin saatini soruyor mu? Sonra transfer firması raporlarını açın ve daha önce cevaplayamadığınız bir şeye bakın, örneğin kanala göre ciroya ya da her şoförde ne kadar nakit olduğuna. Bunları Excel açmadan cevaplayabiliyorsanız geçiş işe yaramıştır.
Karar vermeden önce bunların hepsini kendi güzergâhlarınızda deneyebilirsiniz: fiyatlar sayfasındaki her paket, kart gerekmeden 7 ücretsiz günle başlar.